Судоремонтный завод внедрил «Скан-Архив» для автоматизации архивов документов

Возврат к списку

Судоремонтный завод внедрил «Скан-Архив» для автоматизации архивов документов

04.12.2018     

Судоремонтный завод «Мидель» решил автоматизировать хранение, ввод и оперативный поиск нужных документов. Предпочтение отдали решению, которое можно было интегрировать с продуктами «1С», уже используемыми на предприятии. Завод выбрал разработку «Скан-архив» от компании «Гэндальф».

«Мидель» работает с сотней контрагентов от которых получает десятки тысяч документов ежегодно. Их необходимо архивировать, сортировать и, при необходимости, оперативно находить.

Внедрение

«Скан-Архив» – программа, которая переводит любой бумажный документ в скан-копию и прикрепляет ее к базе «1С:Предприятие 8» с помощью распознавания ключевых реквизитов или штрих-кода.

Ранее на предприятии для отслеживания документов, поступающих от контрагентов, применялся Excel. Сейчас все сканированные оригиналы документов загружаются в 1С, при этом все сотрудники экономического отдела и бухгалтерии имеют доступ к «Скан-Архиву» и могут не только просматривать документы, отбирая по различным параметрам, но и самостоятельно вносить данные. Перенос бумажного архива в программу за текущий год почти завершен.

«Скан-Архив» и альтернатива от «1С»

«Скан-Архив» справляется со стандартными задачами электронного архива (упорядоченное хранение и быстрый доступ к документам), а также предоставляет дополнительные возможности. Все копии документов находятся в базе «1С» и их можно найти с помощью поиска: начните вводить наименование, и вы получите нужный файл.

«Скан-Архив» создаст отчет о наличии документов от контрагентов и покажет, каких бумаг в архиве нет. Решение отследит, на всех ли документах есть печать или подпись. Альтернатива есть в решении «1С:Документооборот»: в нем есть учет входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения, потоковое сканирование и штрихкодирование, а также архивное хранение и поиск. Плюс «1С:Документооборота» в том, что он является типовым решением от фирмы «1С» с соответствующей поддержкой.


Источник: https://infostart.ru/journal/news/mir-1s/sudoremontnyy-zavod-vnedril-skan-arkhiv-dlya-avtomatizatsii-arkhivov-dokumentov_957292/
Автор:
Дмитрий Кучма Обозреватель


Сталкивались ли вы в работе с автоматизацией архивов документов?


Да, использовали «1С:Документооборот» (26.09%, 6 голосов)
26.09%
Да, использовали «Скан-Архив» (13.04%, 3 голосов)
13.04%
Переписывали сами типовые решения от «1С» под эти цели (26.09%, 6 голосов)
26.09%
Использовали отраслевые решения не на основе 1С (8.7%, 2 голосов)
8.7%
Нет, не сталкивался (26.09%, 6 голосов)
26.09%

Комментарии
Избранное Подписка Сортировка: Древо
1. andironenko 429 04.12.18 12:25 Сейчас в теме
Вечно судостроителей на каких-то шанхайских барсов тянет. То Глобал Марин внедряют (полторы калеки разработчиков уже десять лет силятся написать систему класса ERP), то вместо 1С:Документооборот выбирают локальное решение местного поставщика.
Потом удивляются - а что ж деньги потрачены, а ничего не работает. Странно, если было бы иначе - сами выбрали.
2. d.zhukov 290 04.12.18 13:50 Сейчас в теме
Некомпетентный подход, имхо. Деньги вложат, выхлоп если и получат, то весьма сомнительный. Для 1с есть документоооборот проф + модуль интеграции (если не управляемые формы). Все на просторах интернета за недорого можно найти. Данная схема выполнила бы им все что они хотят, а если в штате есть еще и адекватный программист 1с, то сделано будет даже лучше чем нужно.
andironenko; +1 Ответить
3. Senator_I 04.12.18 17:09 Сейчас в теме
(2) Ну, франч написал и продвигает, почему бы и нет. Предложили свое отраслевое решение, видимо, по цене/качеству были убедительнее, чем те, кто продвигают документооборот от 1С.
4. d.zhukov 290 04.12.18 17:26 Сейчас в теме
(3) такие решения должен принимать руководитель отдела 1с, а не босс глядя на красивую презентацию
5. Senator_I 04.12.18 17:39 Сейчас в теме
(4)
руководитель отдела 1с

Ну конечно, только если он у них есть.
6. Rustig 1033 05.12.18 08:25 Сейчас в теме
Скан-Архив прикольная программа - работал с ней
7. Rustig 1033 05.12.18 08:30 Сейчас в теме
Также участвовал в проекте разработки своей учетной системы архива дляТМС Групп- по ШК находили документ в архиве, при этом реализовали подсказку при сканировании второго документа в пачке документов, программа подсказывает "где наш искомый первый документ" - ниже в пачке или сверху в пачке - то есть открываете пачку в любом месте, сканируете открывшийся документ, программа подсказывает куда дальше листать, чтобы найти определенный документ.
8. Rustig 1033 05.12.18 08:36 Сейчас в теме
Когда программировали свое решение, параллельно внедряли документооборот на ДоксВижн https://docsvision.com/
На тот момент у 1С не было своего решения, и поэтому она не запрещала внедрять сторонние программы. Все франчайзи внедряли или ДоксВижн, или еще что.
9. Flover 24 05.12.18 08:55 Сейчас в теме
ИМХО:
Гендальф Скан Архив и 1С Документооборот - это разные вещи, такие например, как 1С Бухгалтерия и 1С ЗуП.
Юзюминка скан-архива в том, что он умеет инициализировать сканы документов из картинок (чего явно нет в 1С Документооборот), и заточен в первую очередь на наличие самих документов...
огромный минус скан-архива в том, что это уже морально-устаревший продукт в своем виде, в котором его продает Гендальф, так по хорошему уже не делается и давно... Как отдельная программа он подойдет, да, но скажем внутри той же 1С Бухгалтерии 3.0, которую нужно обновлять - уже нет.
11. N.Taranov 11.12.18 15:47 Сейчас в теме
(9) Скан-Архив уже можно использовать без встраивания (в базе запускается внешняя обработка, настройки и данные о сканах хранятся во внешней базе), т. е. без внесения изменений в конфигурацию.
И если, к примеру, у предприятия дописанная УПП, неудобств со встраиванием точно не возникнет.
А вообще, в 2019 году планируют реализовать версию «Скан-Архива» на расширениях конфигурации, как только в платформе будут работать без ошибок необходимые функции работы с расширениями.
12. Flover 24 12.12.18 09:26 Сейчас в теме
(11) "Скан-Архив уже можно использовать без встраивания (в базе запускается внешняя обработка, настройки и данные о сканах хранятся во внешней базе), т. е. без внесения изменений в конфигурацию."
Я об этом и писал, если как отдельная программа, где то, скажем в отделе архива, то имеет право на жизнь.

Мы рассматривали для себя Скан-архив и если бы он поставлялся на "шкурках" для типовых решений, купили бы, но отдельная база нам не нужна и снимать с поддержки и вносить изменения в процедуры, функции и макеты печатных форм типовой базы то же не хотим по ряду причин.

Ждем расширения для Бухгалтерии 3.0 и ЕРП 2 с набором внешних печатных форм.
10. ogoneksergei 3 05.12.18 16:24 Сейчас в теме
Сравнивать программы «1С:Документооборот» и «Скан-Архив» – некорректно, так как у них разные назначения и цели. «1С:Документооборот» – программа в первую очередь для автоматизации бизнес-процессов, связанных с документами. Использовать ее как архив можно, но ее функциональные возможности изначально шире и лежат несколько в другой плоскости. Грубый пример: купить «1С:ERP» и использовать только для бухгалтерских проводок. Что касается непосредственной работы с каждым документом. Вот смотрите, полнотекстовое распознавание есть только в «1С:Документооборот КОРП». Но этого не достаточно – из распознанного текста надо извлечь реквизиты документа (понять, что это за документ, какой у него номер, дата, ИНН покупателя и продавца). В «Скан-Архиве» это реализовано, и все функции интегрированы вместе для организации непрерывной цепочки операций над сканом. Таким образом «Скан-Архив» имеет особенность, на первый взгляд, узкую, но очень важную для любой организации, ведущей хозяйственную деятельность. Он дает подробную отчетность для контроля, все ли документы подписаны и возвращены контрагентами. Как следствие, всеобъемлющий контроль полноты архива и быструю подготовку к любой проверке – налоговой, камеральной, аудиторской и т.д. Он встраивается как подсистема в учетную систему «1С» и расширяет возможности использующегося прикладного решения. Использовать для этой цели «1С:Документооборот» или нет – дело выбора руководителя или IT-подразделения конкретного предприятия, но статистика говорит, что для выполнения этой задачи выбирают более простые инструменты.
Оставьте свое сообщение