Корректировки регистров партий. Надо ли?

Управление - Практика учета

Корректировки регистров, как "единственный" способ закрыть месяц, который не закрывается? Так ли это? Сказки про то, что закрывать без них не реально, особенно каждый день, особенно когда много документов и т.д. - просто отговорки и лень. И, кроме этого, - это опасно. Про это я и хочу поговорить.

         Внедряя или обслуживая 1С, многие сталкиваются с проблемой расчета себестоимости – то копейки зависают, то вообще непонятно какой порядок формирования себестоимости. И тут, судя по комментариям на форумах, вспоминают про волшебный документ корректировки регистров.) Я являюсь ярым противником применения этого документа и соглашаюсь на него только в случае, когда нужно свернуть базу. Поэтому, читая статьи и видя обработки по их применению для корректировки регистров партий, первым делом мне хочется написать огромными буквами – «Муля, НЕ НЕРВИРУЙ меня!!!». Мои партнеры, программисты-внедренцы 1С, об этом в курсе и даже подшучивают – «Шепотом скажи «корректировка регистров» и очень быстро беги как можно дальше!». Но это сугубо мое мнение. Предвижу после прочтения море возмущения – «Да в 1С баг на баге в расчете себестоимости!», «1С-ники в каждом новом релизе или обновлении вместо того, чтобы исправить старые ошибки добавляют кучу новых!» и в том же духе. Даже в мыслях не возникает желание оспаривать это.))) Но хочу заверить, что все это устранимо своими силами, если в этом разобраться.

       Также хочу отметить, что простое перепроведение документов не всегда все проблемы решает. Большинство ошибок исправляется соблюдением логики последовательности проведения документов, а также, что немало важно, правильным их оформлением. Причем под правильным оформлением имеется ввиду не только логика работы, но и логика самой системы, так как иногда система позволяет сделать всякие вещи, которые потом вылетают неявным «боком». Конечно же, кое-что приходится править в самом коде, но с большой осторожностью и пониманием возможных последствий.  И вот почему:

       С 2009 года ежедневно занимаюсь приведением в порядок регистров партий в разрезе складов, характеристик, качества (в УТ3, аналог УТ11 для Украины, добавилось еще и такое – Вид запасов и Аналитика учета партий). Имея опыт работы в УТ2, УТ11, УТ3 и какое-то понимание в финансовом учете, я хочу немного рассказать о последствиях его применения.

          Программисты-внедренцы, исправляя ошибки корректировками регистров в регистрах партий гарантировано в довесок к своей работе получают следующее:

  1. При написании любого отчета, использующего данные из этих регистров, они должны постоянно помнить о документах корректировки.

  2. При обмене или переносе данных снова должны учитывать эти документы.

  3. При работе с мобильным приложением так же могут возникнуть сложности.

  4. Обновили базу, а 1С «забыла» указать, что исправила кое-какие ошибки в расчете себестоимости. Вдруг понадобилось по какой-то причине перепровести документы прошлым периодом. Со спокойной совестью это делаем, закрываем месяца и тут «вдруг» ошибки в расчете себестоимости. Возникает паника - «Откудааааа?» и судорожно начинаем искать причину, успешно забыв про документы корректировки регистров годичной давности, например.

  5. Кто еще что-то может дополнить – буду рада прочитать в комментариях.

         Заказчик, который соглашается на документы корректировки регистров, или клиент, который уже имеет в своей базе эти документы, должен понимать, что в результате будет иметь простую, если в двух словах, но очень важную в работе его компании, цепочку последствий:

Документ корректировки регистров партий => Неверно рассчитанная себестоимость => Недостоверные данные при расчете большей части финансовой отчетности => Некорректные данные большинства финансовых показателей предприятия => Принятие неверных управленческих решений => И, как результат, возможно возникновение вопроса, – «по всем показателям у нас все прекрасно, но ГДЕ ДЕНЬГИ?».

         То есть, последствия растут как снежный ком и достигают катастрофических размеров.

         Поэтому я просто советую, прежде, чем применять документ корректировки регистров партий задайте себе один простой вопрос – «А надо ли мне это «счастье»?».

        Предлагаю несколько практических решений, основанных на опыте ежедневного выравнивания последовательностей и закрытия месяцев, для решения проблем с расчетом себестоимости в УТ3 (аналог УТ11 для Украины). Возможно, кому-то они пригодятся и для УТ11. В базе ежедневно около 100 пользователей (+50 торговых, набивающих заказы с мобильной 1С) и порядка 1000-1500 только документов заказов покупателей (а добавьте теперь к этому реализации, приходные кассовые, расходные ордера и прочее-прочее).

         Для начала хочу обратить Ваше внимание на несколько условий, без которых эти решения не будут работать:

  1. Обязательно ежедневная установка даты запрета редактирования партионных документов «задним» числом.

Как показала практика, это начинает работать и прекращаются жалобы где-то месяца через три-четыре после перехода в новую базу. Через год у сотрудников заказчика даже не возникает желание что-то править в прошлых периодах, потому что они уже начинают понимать последствия этих изменений – перерасчет себестоимости, изменение финансовых показателей, а у многих и перерасчет заработной платы.

Живой пример: Наш клиент с 2009 года. Были ситуации, когда не представлялось возможным пару-тройку дней закрывать период. Первый разы переживала – «70 магазинов... Вот же ж сейчас мне начудят… Придется потратить кучу времени на нудную работу…». Каково же было мое удивление, когда все оказалось в порядке и выравнивание последовательностей заняло ровно столько времени, сколько и раньше. То есть, сотрудники, зная о том, что прошлый период открыт, не рискнули где-то что-то «ковырнуть» задним числом. Все последующие разы и новые проекты по внедрению только укрепили мое мнение о том, что ежедневное закрытие периода работает и это возможно.

  1. Своевременное и правильное заполнение первичной документации. Этот пункт, понятно, нужен для того, чтобы можно было осуществить п.1.

  2. Внести изменения в документы в прошлых периодах могут только несколько ответственных лиц, которые четко понимают, что надо сделать, чтобы минимизировать последствия и как их устранить. Можем считать его как исключение для п.1.

  3. Совет – закрывать месяц(-а) каждый день. Это кто и как посчитает нужным, но так меньше проблем и, соответственно, уходит меньше времени на исправление ошибок, так как иногда приходится перенести что-то куда-то, и тогда плывут цифры в разрезе недели, например.

         Итак, у Вас возникли ошибки при закрытии месяца при расчете себестоимости в УТ3. В чем могут быть причины:

  1. Отрицательные остатки по регистру «Товары организаций».

Как все понимают, в этом случае необходимо исправить все «минуса» с учетом всех разрезов (организаций, видов запасов, УКТВЭД и ГТД (УТ3), характеристик, качества). Это позволит устранить большинство ошибок, потому что данные из этого регистра берутся для расчета «Партий товаров организаций», «Себестоимость товаров», «Партии расходов на себестоимость товаров» и т.д.

Предостережение: при возникновении отрицательных остатков по видам запасов при закрытии месяца (в УТ3) не советую использовать встроенные механизмы. Проблем будет еще больше. Лучше ручками просто еще раз провести проблемные документы. Обычно все сразу становится на место.

  1.  Если, все же, ошибки остались, то причин может быть несколько:

    1. Иногда «слетают» или «задваиваются» движения по регистру «Партии товаров организаций» некоторых документов поступления товара (ввод начальных остатков, поступление товаров и услуг, оприходование излишков товара, прочее оприходование товара). Обычно данная проблема возникает, если при закрытии месяца программа вылетела в ошибку. В этом случае достаточно перепровести данные документы, которые были в том месяце, при закрытии которого возникла ошибка при расчете себестоимости, распровести документ «Расчет себестоимости» и закрыть месяц заново.

    2. Не проставлен документ основания в возврате товара от покупателя.

    3. В возврате товаров от покупателя несколько документов оснований. В этом случае необходимо такие документы разбить на несколько – обычно, на количество документов оснований. То есть, под одну заявку на возврат от покупателя будет несколько возвратов.

    4. Те же проблемы, что и в пункте «а», могут возникать с поступлениями доп. расходов (ТЗР и т.д.). Решается аналогично.

       Как показала практика - это позволяет устранить 99% ошибок, которые возникают при расчете себестоимости. Оставшийся 1% - это частные случаи, которые решаются в индивидуальном порядке. Например, ошибки при расчете себестоимости комиссионного товара после проведения отчета комиссионера (УТ3). Это вообще тема для отдельной статьи.) Мы с моим напарником, программистом-внедренцем, потратили довольно прилично бессонных ночей на нахождение и исправление 4-х ошибок в коде именно по этому документу. Хотя, нам ничего не мешало просто ввести документ корректировки и забыть про это, как про страшный сон!

         Как видите, все решаемо и без документа корректировки регистров, хоть и не всегда быстро. Если следить за всем этим каждый день, то сложностей не должно быть. У меня ежедневное закрытие месяца в УТ3 занимает на данные момент 0,5-1,5 часа со всеми «шаманствами» в виде переноса непроведенных документов, контроля отрицательных остатков и т.д. Если крайне необходимо закрыть месяца за больший период, то и тут мы выработали свою методику, которая, например, позволяет закрывать год за 3,5 – 4 часа. И это при огромном документообороте. С другой стороны, если пользоваться простой кнопкой «Выполнить операции» в обработке закрытия месяца, то это может занять 8, а то и 10 часов!

        И, напоследок, хочу предупредить, что даже, если обработка по закрытию месяца показала Вам, что все операции выполнены успешно, то это еще не означает, что у Вас все в порядке. В УТ3, например, из-за того, что в регистр «Расчеты с клиентами по документам» не попадает НДС в регламентной валюте (в нашем случае регламентная отличается от управленческой), точка актуальности партий может откатываться на дату проблемного документа поступления товаров и услуг, которая может быть и годичной давности. И откатываться она будет при каждом срабатывании регламентного задания «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами\поставщиками». Так же у Ваших клиентов могут строиться долго или показывать неверные данные отчеты, например, по задолженности клиентов или по срокам задолженности из-за того, что у «Заказа клиента» и «Реализации товаров и услуг» по этому заказу могут быть разные аналитики учета по партнерам или вообще отсутствовать. Так что, проблем предостаточно, но решать их «как бы побыстрее и полегче» не стоит. Слишком высокой может быть цена – Ваша репутация.

        P.S. Отдельно хочу передать большой привет и огромное спасибо разработчикам УТ3 за то, что не оставляют нас и наш ум без работы!). Помимо этого счастья по товарному учету, у меня еще много "Когда? Зачем? Почему?" по финансовому. Но это отдельная тема. И, несмотря на это, я прекрасно понимаю, что 1С (в частности УТ3) - это, при правильном подходе, один из мощных инструментов для управленческого учета и контроля для бизнеса, например, малого и среднего.

 

См. также

Комментарии
1. Александр Васильев (user633533_encantado) 2 01.02.17 11:05 Сейчас в теме
Согласен, что корректировка регистров не способ править ошибки учета. Но, например, в ERP есть недоработки программы , которые без корректировки не решить. И сама служба поддержки 1с предлагает решать некоторые проблемы с помощью корректировок.
2. Лилия Мищенко (LiliyaM) 71 01.02.17 15:28 Сейчас в теме
(1) Приведу простой пример - отчет комиссионера о продажах в УТ3. Подробнее можно здесь http://forum.infostart.ru/forum67/topic165499/ . Вроде как все, предел, дальше только корректировка регистров... Я сопротивлялась как всегда) В результате придумали способ обойти эту проблему - создать возврат товара от комиссионера на виртуальный склад с перечнем проданного товара и провести обычную реализацию. С помощью небольших ухищрений можно соблюсти все условия комиссионного соглашения. Да, это не лучший способ, но это не корректировка регистров! Но, слава богу, обошлось и без этого. К чему я все это - корректировка регистров самая крайняя мера, а не способ избавить себя от головной боли. Ну а разработчикам, которые рекомендуют ее применять - жирный минус от меня лично). Потому что для меня это равносильно взятию "греха на душу".
3. Сергей Коцюра (CheBurator) 3403 02.02.17 15:19 Сейчас в теме
Автора поддерживаю.
Сам стремлюсь к тому, чтобы операции, приводящие к проблемам - не могли выполняться.
Самый действенный способ - невозможность сделать нужное при наличии ошибок в учете.
Kamikadze; LiliyaM; +2 Ответить 1
4. Дмитрий Шерстобитов (DitriX) 2499 02.02.17 22:11 Сейчас в теме
(3) вот тут и кроется самое печальное в текущих конфигурациях, которые сделаны на базе ERP - это то что большую часть проблем можно выявить только пост фактум, увы...
А если ставить много защит - то все будет дико тупить :(
5. Сергей Коцюра (CheBurator) 3403 02.02.17 22:41 Сейчас в теме
(4) Дима, ну тут два варианта - тупизм заразителен.. поэтому если тупят юзвери то тупят и компы.
а многовариантность и альтернативность - зло для прог оперативного контура.
выпилил несколько сценариев по бизнес-процессу и вперед - результат надежен и предсказуем. все регламенты сводятся к нажать кнопочку и получить результат.
6. Дмитрий Шерстобитов (DitriX) 2499 02.02.17 23:15 Сейчас в теме
(5) Сергей, ну я тут согласен, но иногда бизнесс проыессы не позволяют этого делать, а иногда этот абсурд заложен самими разработчиками, причем пипец как глубоко, взять то же отчет комисионера о продажах, он по партиям делает движение датой указанной как дата окончания отчетности, а по складам - датой документа.
И все, пипец, мало того, что если даты отличаются, то оно тупо ничего не рассчитает, так как там механизм нативно заточен на то, что даты в партиях товара и в товарах организации должны быть одним днем, так и еще по сути позволяет юзверю нарушить партии хоть 10 летней давности.
В данном случае мы конечно тупо запретили менять дату окончания отчета и ставим ее всегда равной дате документа, но блин, вот тебе сама 1с дала доступ ковырять задний период и ломать что вздумается.
А сама проблема то еще глубже.

Но видь бывают случаи - когда такого сделать нельзя, нельзя тупо запретить дату и все, взять в пример тот же документ взаиморасчетов, в котором надо было пачку проверок приделать, а то они творили фиг знает что, но увы, есть варианты, когда такого сделать нельзя, ибо бизнесс процесы :(
7. Лилия Мищенко (LiliyaM) 71 03.02.17 00:09 Сейчас в теме
(5)
выпилил несколько сценариев по бизнес-процессу и вперед - результат надежен и предсказуем. все регламенты сводятся к нажать кнопочку и получить результат.
- не совсем так. Например, остатки контролируются на конец дня => приход товара может быть позже, чем расход => минус по товарам организаций => не корректно рассчитывается с/ст. Все равно надо контролировать. Я думаю, что нужна золотая середина - что-то контролирует и ограничивает сама 1С, что-то можно правами, что-то датой запрета изменения данных, а что-то серьезное нужно просто запретить. Ну и мы еще занимаемся разъяснительной работой, почему правильно будет так, а не по другому - это то же играет немаловажную роль.
8. PK_KL PK_KL (SergF) 03.02.17 17:03 Сейчас в теме
<<Если крайне необходимо закрыть месяца за больший период, то и тут мы <<выработали свою методику, которая, например, позволяет закрывать год за <<3,5 – 4 часа.>>
А что же очень секретная методика ? :-)
9. Лилия Мищенко (LiliyaM) 71 03.02.17 17:13 Сейчас в теме
(8) да ничего тайного))) В планах выложить этот секрет, но чуть попозже) Просто хотелось понять - интересно ли это вообще публике. :)
10. Игорь Герман (German_Tagil) 6 03.02.17 18:53 Сейчас в теме
11. Лилия Мищенко (LiliyaM) 71 03.02.17 19:13 Сейчас в теме
(10) значит напишем)
&rew; FSmile; +2 Ответить
12. Игорь Дзеса (Kamikadze) 44 07.03.17 18:05 Сейчас в теме
(4) Так нужно их ставить думая.
Оставьте свое сообщение