Этапы проекта по внедрению учетной системы

Управление - Управление проектом

Внедрение системы учёта — это проект. За время работы у меня сформировалась памятка по этапам, присущим любому проекту. Эта памятка будет полезна как для организаций, внедряющих учётные системы, так и для внутренних специалистов предприятий.

Цветом выделены работы, которые выполняет заказчик.

 

1. Консультации
1.1. Сбор и систематизация жалоб и пожеланий заказчика.
1.2. Определение ответственного за проект со стороны заказчика.
1.3. Определение ответственного за проект со стороны исполнителя.
1.4. Организация рабочей группы, включающей представителей заказчика и исполнителя.
1.5. Согласование рабочих инструментов (программ) по проекту: для структурирования накопленной информации (MindManager), для моделирования бизнес-процессов (Bizagi BPM), для моделирования интерфейсов (NinjaMock), для составления технического проекта (Google docs или Tomsplanner), для оперативного решения вопросов (e-mail).
1.6. Определение вида обновляемого учёта: управленческий, регламентированный, налоговый, ГОЗ, МСФО.
1.7. Определение разделов обновляемого учёта: бухгалтерия, зарплата, кадры, склад, продажи, закупки, бюджетирование, производство, оборудование и т. д.
1.8. Определение особенностей учёта: если логистика, то РАУЗ или партионный учёт; если производство, то дискретное или процессное.

 

2. Аудит
2.1. Обеспечение доступа в существующие у заказчика учётные программы.
2.2. Обследование текущей ситуации. Описание текущих бизнес-процессов.
2.3. Выработка и описание бизнес-процессов «Как должно быть».
2.4. Определение задействованных в выработанных процессах пользователей и участников .
2.5. Определение причин и целей смены/внедрения учётной системы 1С.
2.6. Определение показателей завершения проекта.
2.7. Определение показателей успешности/окупаемости проекта. Прогнозирование методов увеличения доходов/прибыли.
2.8. Фиксация текущих показателей учёта: доходы, прибыль, оборачиваемость, длительность на отражение тех или иных операций, длительность предоставления отчётов, длительность простоев оборудования и т.д.. Всё, что может быть улучшено за счёт внедрения. Выявление особенностей учёта. Сбор статистики существующей работы.
2.9. Выявление критических аспектов учёта: невозможность задержки расчета и выплаты зарплаты, обмен информацией с банками и т.д.

 

3. Проектирование
3.1. Подбор ПО: SQL-сервер, платформа и конфигурация 1С.
3.2. Установка демонстрационной конфигурации выбранного ПО.
3.3. Обеспечение доступа к демонстрационной конфигурации всех заинтересованных лиц.
3.4. Техническое и методическое тестирование конфигурации.
3.5. Моделирование описанных бизнес-процессов «Как должно быть» в демонстрационной конфигурации на типовом функционале.
3.6. Определение потребностей в адаптации конфигурации под специфику заказчика.
3.7. Подбор аппаратного решения исходя из метода хранения базы данных, количества пользователей, нагрузки на систему.
3.8. Составление технического задания на проект.
3.9. Составление технического проекта — описание методов реализации технического задания с разбиением на стадии и этапы.
3.10. Расчет затрат и сроков на реализацию проекта.
3.11. Определение в структуре затрат премиальной доли участников и исполнителей со стороны заказчика.
3.12. Определение состава команды.
3.13. Определение приоритетов в работе исполнителей со стороны заказчика. Проект — это дополнительная нагрузка на уже существующих работников, с которых ни кто не снимал обычных обязанностей.
3.14. Создание приказов на формирование рабочей группы и участников проекта.
3.15. Определение порядка ввода в эксплуатацию видов и разделов обновляемого учёта. Разом всё не переварить. Например, сперва регламентированный учёт, а уж потом только МСФО. Сперва бухгалтерия, потом зарплата, затем производство.
3.16. Определение методов приёмки работ.
3.17. Подготовка договора.

 

4. Техническая и методическая подготовка
4.1. Закупка и ввод в эксплуатацию аппаратной части.
4.2. Закупка и установка лицензионного ПО.

4.3. Настройка резервирования баз данных.
4.4. Обеспечение защиты информации.
4.5. Определение прав доступа и ролей пользователей.
4.6. Заполнение базовой справочной информации: учетная политика, пользователи, настройка счетов учёта номенклатуры, статей затрат, номенклатурных групп, настройка закрытия месяца, прочие настройки программы, организации, кассы, склады, банки.
4.7. Подготовка рабочих мест пользователей: аппаратная и программная, настройка печати, настройка основных отчётов, значений для подстановки по умолчанию.
4.8. Подготовка данных для переноса и первичного заполнения базы данных.
4.9. Доработка ПО или создание внешних модулей. Разработка инструментов ввода справочных данных и остатков из существующих учётных систем.
4.10. Перенос и заполнение справочной информации.
4.11. Перенос и заполнение остатков.
4.12. Проверка перенесённых данных.
4.13. Создание копии базы данных для проведения тестирований и самостоятельного обучения сотрудников. Обеспечение доступа заинтересованных к тестовой базе.
4.14. Самостоятельно общее освоение программы заказчиком: видеокурсы, книги, статьи интернет.
4.15. Моделирование рабочих ситуаций на реальных данных в тестовой базе. Выявление ошибок и отклонений методологии.
4.16. Специализированное обучение наиболее квалифицированных специалистов заказчика, которые смогут передать накопленные знания остальным сотрудникам. На этом этапе ещё не возможно подготовить конкретные инструкции, так как всё может быть изменено.

 

5. Ведение учёта
5.1. Ведение учета, выявление и систематизация отклонений. Набор истории операций в базе данных.
5.2. Технический контроль работоспособности системы по закрытию первых отчётных периодов.
5.3. Оценка пробелов в знаниях сотрудников заказчика и в функционале программы.
5.4. Адаптация программы под специфику учёта. Оптимизация работы пользователей.
5.5. Проведение нагрузочных тестов на базу данных и сеть.
5.6. Подготовка справочно-методических материалов и рабочих инструкций.
5.7. Организация общедоступного хранилища справочно-методических материалов и инструкций.
5.8. Непосредственное руководство на местах и проведение оперативных совещаний по организации работы. Активное применение отчётности системы для анализа состояния работ и достижения заявленных целей проекта.
5.9. Премирование и мотивация персонала.

 

6. Заключительный этап
6.1. Систематизация обратной связи по прошествии нескольких месяцев работы системы и закрытия отчётных периодов.
6.2. Корректировка бизнес-процессов «Как должно быть» с учётом полученной обратной связи.
6.3. Актуализация технического задания и технического проекта. Заключение дополнительных соглашений на адаптацию программы под новые условия.
6.4. Адаптация программы под специфику учёта. Оптимизация работы пользователей.
6.5. Дополнение должностных инструкций сотрудников заказчика.
6.6. Подготовка приказов о вводе системы в эксплуатацию и изменению должностных инструкций сотрудников.
6.7. Создание инструментов и отчётов, позволяющих определить достижение показателей завершения проекта. Подготовка отчёта о достижении показателей.
6.8. Создание инструментов и отчётов, позволяющих увеличить доходы/прибыль заказчика. Сопоставление текущих показателей деятельности с зафиксированными показателями из пункта 2.8.
6.9. Подписание документов, закрывающих работы по договору.

 

Если вам предстоит проект, подойдите к его подготовке, опираясь на перечисленный список этапов. Всё что надо, это распечатать его и отмечать галочками, какие этапы вы уже проработали. Так вы подстрахуете себя от неучтённых работ и сможете увидеть все подводные камни. Каким бы крупным или маленьким проект ни казался, чтобы он не остался на уровне школьной поделки, следует проработать гораздо больше шагов, чем установка программы и перенос остатков.

Непонятные пункты готов обсудить в комментариях.

См. также

Комментарии
1. Константин Нагибович (gradi) 05.12.17 16:42 Сейчас в теме
Спасибо за столь подробный перечень.
oninfostart; МимохожийОднако; YanTsys; +3 Ответить
2. Валентин Виноградов (guy_septimiy) 06.12.17 10:17 Сейчас в теме
кажется что пункт 2.5 Определение причин и целей смены/внедрения учётной системы 1С.должен стоять в самом начале. по номером 0.
BurlakovIvan; Gluk_1C; +2 Ответить
3. Михаил Пашков (Vikki-di) 179 07.12.17 08:51 Сейчас в теме
(2) Если начать с целей, то по мере проведения обследования эти цели могут дополниться или измениться. Поэтому и начинать надо с хотелок. По мере обследоваиня часть хотелок превратиться в цели, а часть отпадёт и заменится на другие цели.
4. Андрей Тарлыков (Tarlich) 70 08.12.17 10:00 Сейчас в теме
не спорю что не имею опыта , но по мне так напоминает рисование совы , Только первые 40 пунктов
А сову , Определение а на чем , Определение на какой бумаге , Определение кто принесет бумагу , Определение каким карандашом и т.д.
и последний - вот СОВА
Rustig; acapulco; +2 Ответить
5. г. Казань Рустем Гумеров (Rustig) 835 09.12.17 06:56 Сейчас в теме
(4) верно замечено, но только за рисование Совы миллионы не платят.

Для мелких проектов часть пунктов исчезнет. Для крупных проектов желательно использовать данный список как чек-лист.
6. Serg Kon (profych) 09.12.17 22:24 Сейчас в теме
В любом случае думаю, что данный материал полезен! В любом случае эти пункты наводят на мысли... а может где-то недорабатываешь, а может это и лишнее ...
7. Антон Дмитриев (Voblhned) 29 11.12.17 11:48 Сейчас в теме
6.8. Создание инструментов и отчётов, позволяющих увеличить доходы/прибыль заказчика. Сопоставление текущих показателей деятельности с зафиксированными показателями из пункта 2.8.

6.9. Подписание документов, закрывающих работы по договору.


6.10 получаем миллионы и отваливаем в Боливию.
Оставьте свое сообщение